每月做账，还是一年做一次？你的公司到底需要哪一种？

“我可以等到年底，才一次过把资料交给会计吗？”

这是很多中小企业老板都会问的问题。平时忙着顾客户、跟订单和管理员工，账目的事很容易就被放到后面。

但这个选择，影响的不只是几时交资料。

它也影响你多早知道公司有没有赚钱，以及发现问题后，还有多少时间可以调整。

两者最大的分别，在于账目多久更新、核对一次，以及你多久能拿到有用的财务资料。

什么是每月会计？

每月会计，就是按月更新和检视公司的账目。

根据双方约定的服务范围，工作可能包括：

• 记录销售、采购和费用。

• 核对银行账目。

• 检查客户欠款及供应商余额。

• 准备每月财务报表。

• 跟进缺少的单据或不寻常交易。

目的是让老板掌握比较及时的财务状况，不必等到整年结束，才知道公司的表现。

什么是年度会计？

这里所说的年度会计，是指把一整年的交易集中在一次处理，通常是在财政年结束后才整理和核对。

这可以协助准备年度账目，以及支持年结报告工作。

但如果平时没有可靠的账务记录，老板可能要等到很久以后，才看清楚公司这一年到底做得怎样。

这里要分清楚：一年准备一次年度财务报表，不代表平时可以完全不记账。

有些公司内部一直都有准确记账，只在年结时才请外部会计协助。这和整年没有记录，等年底才开始整理，是不同的情况。

两者有什么分别？

比较项目	每月会计	一年集中处理一次
财务状况	定期掌握公司表现	年底后才回顾全年表现
缺少单据	比较接近交易发生时就能发现	可能需要追查很久以前的交易
客户与供应商余额	可以定期核对	可能长时间没有核查
经营决策	有较近期的财务资料支持	可能依赖其他内部记录或估算
工作安排	分散在全年处理	工作集中在年结阶段

当然，处理频率之外，账目的质量也很重要。

每月报表要有参考价值，资料就需要完整、经过核对，并采用一致的处理方式。

为什么处理频率会影响经营？

假设公司的营业额一直增加，但供应商价格和员工加班费也不断上涨。

如果有可靠的每月账目，你可能较早发现毛利率正在下降，及时检查报价、采购或人手安排。

如果等到年结后才整理，发现同一个问题时，公司可能已经用原本的方式继续经营了好几个月。

会计报表不会自动解决问题，但它能帮助你更早发现问题，再根据实际数字作决定。

什么情况下，更值得考虑每月会计？

当公司出现以下情况，每月会计通常会更有帮助：

• 交易量持续增加。

• 客户有账期，需要定期跟进收款。

• 公司涉及库存、多个项目或多间分店。

• 正在计划招聘、扩张或申请融资。

• 老板无法清楚说明目前的利润或未收款项。

• 每次年结都要花很多时间补单据和修改账目。

这些情况下，及时的财务资料会逐渐成为日常管理的一部分。

什么情况下，外部会计只处理年结可能足够？

如果交易量少、业务结构简单，而且内部已经持续维护可靠的账目，外部会计只协助年结工作，可能是合适的安排。

重点是：平时有没有准确的财务资料？

如果公司内部已经有人负责记账、核对余额和准备报表，你需要的外部支持，自然会和完全没有内部财务人员的公司不同。

每个月应该收到什么？

选择每月会计配套之前，先确认服务包含什么。

有用的报告可能包括：

• 损益表。

• 资产负债表。

• 应收及应付账款账龄表。

• 与前期表现的比较。

• 重大变动或待处理事项的说明。

现金流预测、预算、税务规划和管理会议，可能属于另外的服务。开始合作前，要先讲清楚范围、交付时间，以及双方负责的事项。

根据公司的需要，决定多久看一次账

适合哪一种安排，要看公司的交易量、业务复杂度、内部人手，以及老板需要什么资料来作决定。

你可以先问自己：

“我可以等多久，才知道公司现在到底做得怎样？”

在 CP Leong & Co，我们通过每月会计及咨询支持，帮助中小企业老板整理账目，看懂公司的财务表现。

不确定公司适合哪一种安排？欢迎告诉我们你目前怎样处理账目，我们一起看看需要什么支持。